Personvern

Sandnes bibliotek er opptatt av å beskytte og respektere personvernet ditt. Derfor behandler vi dine personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og den til enhver tid gjeldende lovgivning. Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi mottar, samler inn og behandler når du blir låner, bruker «Min side», benytter våre digitale tilbud, besøker bibliotekekene, deltar på arrangement eller henvender deg til biblioteket (i det følgende også omtalt samlet som «våre tjenester»).

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Vi viser i tillegg til Sandnes kommune sin generelle personvernerklæring som vår er underlagt. https://www.sandnes.kommune.no/politikk-og-administrasjon/personvern

Vi oppfordrer deg til å lese nøye gjennom personvernerklæringene.

Formål

Det er frivillig å oppgi personopplysningene Sandnes bibliotek behandler. Men flere av Sandnes bibliotek sine tilbud og tjenester krever at man har bibliotekkonto. Når du registrerer deg som låner må vi registrere enkelte av dine personopplysninger. Vi lagrer og behandler disse personopplysningene for å kunne administrere dine lån og gi deg tilgang til diverse tilbud og tjenester på Sandnes bibliotek.

Rettslig grunnlag

I «Lov om behandling av personopplysninger», kapittel II artikkel 6 punkt 1 b), står det at behandlingen er lovlig dersom «behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse».

Som allerede nevnt lagrer og behandler vi personopplysninger for å kunne administrere dine lån og gi deg tilgang til diverse tilbud og tjenester på Sandnes bibliotek. Personopplysningene lagres og behandles med andre ord fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte. «Avtalen» er kontrakten du fyller ut når du registrerer deg som låner, og ved å signere denne gir Sandnes bibliotek tilgang til personopplysningene du avgir og samtidig gir du deg selv tilgang til Sandnes bibliotek sine tilbud og tjenester som er knyttet til bibliotekkonto.

Hvordan vi behandler personopplysningene dine

Avhengig av hva som er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine, vil de bli lagret til du sier opp låneavtalen. Låneavtalen kan kun sies opp hvis det ikke er noe utestående knyttet til lånerkontoen din.

Vi kan i dag ikke se om bibliotekkortet har blitt brukt til innlogging i digitale tjenester, og vi kan derfor ikke vurdere om en låneavtale er «aktiv». Når det kommer på plass en funksjonalitet som gjør at vi kan se dette, vil vi definere hvor lang tid personopplysningene skal lagres etter at en låneavtale har vært i bruk.

Hvem deler vi våre opplysninger med?

Dine personopplysninger vil bli gjort tilgjengelig for de ansatte som trenger å se det for å kunne utføre sine funksjoner på biblioteket med hensyn til tjenestene du har bedt om eller har avtalt å bruke. Biblioteket benytter seg av tredjepartsleverandører til å utføre enkelte funksjoner eller for å tilby enkelte tjenester på våre vegne. Sandnes bibliotek inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på våre vegne. De kan ikke behandle personopplysningene på andre måter enn det som er avtalt med oss, og har samme taushetsplikt som ansatte i Sandnes bibliotek.

Hvilke personopplysninger registreres og behandles?

Når du registrerer deg som låner, registrerer vi følgende personopplysninger:

• Fornavn, etternavn og eventuelle oppgitte mellomnavn.
• Kontaktinformasjon, herunder oppgitt gateadresse, telefonnumre og e-postadresser. Ved barnelånere lagres det i tillegg kontaktinformasjon til foresatte.
• Ved filialer som også fungerer som skolebibliotek lagres det informasjon om hvilken skoleklasse ved den aktuelle skolen elevlåneren tilhører.
• Fødselsdato fordi denne bestemmer hvilke rettigheter du har, hva du kan låne og hvilke tilbud og tjenester du kan benytte deg av.
• Fødselsnummer eller eventuelt DUF-nummer fordi dette forteller oss hvem du er og sikrer at ingen kan misbruke din identitet. I tillegg bruker vi fødselsnummer eller DUF-nummer for å koble deg opp mot nasjonalt lånerregister og andre nasjonale bibliotektjenester.

Opplysningene lagres i biblioteksystemet Bibliofil. Se også systemleverandør sin personvernerklæring her: https://bibsyst.no/personvernerklaring.html

Din rett til å kreve innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling

Du har til enhver tid mulighet til å få innsyn i de opplysninger som er registrert om deg når du er innlogget på din bibliotekkonto i Bibliofil. Der kan du også endre opplysningene.

Du kan når som helst også avslutte medlemskapet. Men merk at lån må leveres, og utestående gebyr og eventuelle erstatningskrav må betales før medlemskapet kan avsluttes (se mer info om gebyr og erstatningskrav i lånereglement for Sandnes bibliotek).

Statistikk

Vi lagrer også pseudonymiserte opplysninger i form av statistikk. Denne behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel 6 1 e): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Folkebibliotekene er i henhold til «Forskrift om bibliotekstatistikk» pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket. Statistikken brukes også internt til å utvikle bibliotekstjenestene og driften vår.

Lånehistorikk og lånedata

Som låner vil biblioteket i begrenset utstrekning samle inn og behandle din lånehistorikk. Denne lånehistorikken samler biblioteket inn utelukkende med det formål å administrere ditt lån, og dermed oppfylle avtalen vi har med deg. Vi vil slette eller anonymisere den aktuelle lånehistorikken i samsvar med personvernlovgivningen senest 72 timer etter at du har levert tilbake lånet.

Sammenstilling av brukerdata og andre personopplysninger ved samtykke

Dersom du samtykker til det, kan Sandnes bibliotek behandle, oppbevare og sammenstille din brukerhistorikk og dine brukerdata med andre personopplysninger du selv har oppgitt, slik som ditt navn, adresse og din fødselsdato.

Disse opplysningene vil inngå i en personprofil.

Formålet med denne behandlingen er:

• Å gjøre din brukerhistorikk tilgjengelig for deg til enhver tid.
• Å tilby deg tjenester som er skreddersydd til din personlige profil. For eksempel anbefalinger basert på dine tidligere lån.

Med brukerhistorikk og brukerdata menes at vi lagrer informasjon om din bruk av de av Sandnes bibliotek sine tilbud og tjenester som er knyttet til lånekontoen. Dette kan f.eks. være dato og klokkeslett for utlån og innlevering, samt filial for utlån og innlevering.

Enkelte av Sandnes bibliotek sine tjenester vil kun fungere dersom vi sammenstiller din brukerhistorikk/brukerdata med andre personopplysninger du selv har oppgitt. Dette gjelder personaliserte tjenester som f.eks. anbefalinger basert på dine tidligere lån.

Behandlingsgrunnlaget for denne oppbevaringen og behandlingen er samtykke. Samtykke kan gis ved brukerregistrering, eller på Min side. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake, og kreve at brukerhistorikken og brukerdataene slettes i samsvar med personvernlovgivningen.

Du kan fortsatt bruke de fleste av tjenestene våre dersom du ikke gir samtykke, og vi vil gjøre det lett for deg å trekke tilbake samtykket på et senere tidspunkt dersom du ønsker det.

Oppsøkende bibliotektjeneste

Lånere som har vansker for å selv møte opp på biblioteket kan inngå avtale om oppsøkende bibliotektjeneste. De flyttes da inn i en egen lånerkategori. Ansvarlig for oppsøkende bibliotektjeneste får tilgang til full lånehistorikk for å best mulig kunne betjene denne lånergruppen.

Selvbetjent bibliotek

Selvbetjent bibliotek er en selvbetjeningsløsning som gjør at de som har bibliotekkonto og er over 15 år kan låse seg inn i biblioteket, innenfor gitte tidspunkt utenfor bemannet åpningstid.

For å kunne benytte seg av selvbetjent bibliotek, må man ha bibliotekkonto, være over 15 år og da ha registrert personopplysninger som navn og fødselsnummer.

Av hensyn til din sikkerhet, og for å beskytte bibliotekets inventar og utstyr, er biblioteklokalet videoovervåket mens det er selvbetjent. Opptak oppbevares og slettes etter «Forskrift om kameraovervåking i virksomhet».

Når brukeren logger inn lagres lånekortnummer, PIN-kode og tidspunkt. Dette for å kunne knytte person til opptak fra overvåkningskamera.

Overvåkningskameraene er i drift hele døgnet.

Digitale tjenester vi tilbyr

Sandnes bibliotek kjøper tilgang til en rekke digitale tjenester for å tilby lånerne våre digitalt innhold som e-bøker, lydbøker og filmer. Noen av disse tjenestene behandler personopplysninger om deg.

Bookbites

Bookbites er plattformen Sandnes bibliotek bruker for utlån av norske e-lydbøker og e-bøker. Når du registrerer deg, inngår du en avtale med Bookbites. Hvis du låner e- og lydbøker fra biblioteket i Bookbites-appen, vil Bookbites behandle følgende informasjon om deg: Dine aktive lån (bibliotek, bok og låneperiode), Lesehistorikk på aktive lån, Din lånehistorikk (avhengig av spesifikt samtykke), Lesehistorikk på avsluttede lån (avhengig av spesifikt samtykke).

Bookbites må videreformidle utlånsinformasjon til biblioteket om de e- og lydbøkene du låner, slik som navn, lånekortnummer og hvilken tidsperiode utlånet gjelder for. Sandnes bibliotek er behandlingsansvarlig for denne behandlingen av dine personopplysninger og formålet for behandlingen er administrasjon av dine lån. Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

FilmBIB

Du logger deg inn med lånenummer og pinkode, som autoriserer mot Nasjonalt låneregister. Du må ha Nasjonalt lånekort for å bruke FilmBIB. Det er ingen utveksling av data mellom FilmBIB og Sandnes bibliotek.

Du kan lese FilmBIB sin personvernerklæring her: https://filmbib.no/privacypolicy.

PressReader

Nettsted og app som gir deg tilgang til 7000 aviser og tidsskrifter på over 60 forskjellige språk. Du får tilgang til tjenesten via lenke under «Digitale tjenester» i Bibliofil eller fra trådløst nett i biblioteket. Det sendes ikke persondata fra biblioteksystemet til PressReader.

Personvernserklæringen deres er tilgjengelig her: https://care.pressreader.com/hc/en-us/articles/205818089-Privacy-Policy

Princh

Sandnes bibliotek tilbyr brukere å skrive ut, kopiere og skanne via tjenesten Princh. Det lagres ingen personopplysninger i Princh. Dokumenter sendes kryptert og er utilgjengelig for bibliotekansatte.

Aktiviteter i biblioteket som krever påmelding

Biblioteket avholder ulike arrangementer og aktiviteter som krever påmelding. Vår behandling av opplysninger du oppgir ved påmelding, skjer på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel 6 nr 1a). Opplysningene du oppgir vil kun lagres så lenge det er saklig behov for det.

Nyhetsbrev

Biblioteket tilbyr nyhetsbrev​. ​​Du må selv melde deg på denne tjenesten og samtykke (GDPR artikkel 6 nr 1a) i at biblioteket kan sende deg informasjon om arrangementer og nyheter. Dine opplysninger vil ikke bli benyttet til andre formål. Du kan når som helst avslutte abonnementet ditt på nyhetsbrevet.

Sosiale medier

Nettsidene inneholder lenker til våre profilsider på de sosiale mediene Facebook, Instagram og YouTube. Din bruk av disse funksjonene er underlagt personvernerklæringene til selskapene som leverer tjenesten.

Kameraovervåking

Formålet med kameraovervåking er å sikre besøkende og ansatte mot alvorlig eller gjentatt kriminalitet som går ut over liv og helse. Opptak kan utleveres til politiet for oppklaring.

Artikkel 6(1) f – Behandlingen er nødvendig for en berettiget interesse som overstiger personverninteresser.

Avveiningen i denne sammenheng er den enkeltes personvern satt opp mot sikkerhet for de som oppholder seg i Sandnes bibliotek eller en av våre filialer på tidspunkter hvor det er få ansatte på jobb. Vi vurderer at Sandnes bibliotek har berettiget interesse fordi liv og helse veier tyngre enn personvernet på disse tidspunktene.

Videomateriale lagres i 7 dager.

Slik ivaretar vi ditt personvern:

1. Overvåking kun i deler av biblioteket
2. Bare de med tjenestlig behov har tilgang til systemet
3. Ved politianmeldelse kan opptak hentes ut fra systemet dersom det er i tråd med formålet
4. Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og den til enhver tid gjeldende lovgivning